13 sep Levensloopstress…… Wat kun jij eraan doen?

80% van de mensen in Nederland heeft in de afgelopen vijf jaar last gehad van levensloopstress waarvan twee derde zich als gevolg daarvan heeft ziekgemeld.

In mijn eerste blog heb ik stilgestaan bij wat er onder levensloopstress verstaan wordt en in mijn tweede blog ben ik ingegaan op waarom het zo lastig is om hier iets aan te doen. In deze blog deel ik graag wat praktische tips op basis van mijn eigen ervaringen en inzichten die kunnen helpen om er toch mee aan de slag te gaan.

Leidinggevenden

Aangezien levensloopstress het gevolg is van stressfactoren in de privé-omgeving van de werknemer zou het logisch zijn dat de oplossing bij de werknemer gevonden wordt. Helaas blijkt uit de burn-outcijfers dat de werknemer zelf veelal te laat of niet aan de bel trekt.
De eerste vraag die je je als werkgever kunt stellen is welke rol je wilt en kunt spelen bij de signalering van levensloopstress.
Dit kan van actief tot faciliterend. Bij de leidinggevenden die ervoor hebben gekozen om een actievere rol te spelen heb ik gevraagd of zij enkele praktische tips hebben voor het invullen van hun rol. De navolgende tips heb ik gekregen:

♦ Probeer je werkplek dicht in de buurt van de werknemers te hebben;
♦ Heb je een eigen kantoor laat dan de deur zoveel mogelijk openstaan. Belangrijk is dat werknemers het gevoel hebben welkom te zijn;
♦ Blok structureel ruimte in je agenda zodat je snel beschikbaar bent om te anticiperen op signalen;
♦ Agendeer belangrijke zaken van werknemers zodat je tijdig naar de status kunt informeren. Belangrijk is dat werknemers het gevoel hebben dat je als werkgever oprecht betrokken bent;
♦ Deel regelmatig de pauze met de werknemers omdat in een ongedwongen sfeer eerder over niet zakelijke onderwerpen wordt gesproken;
♦ Wees oprecht betrokken bij het welzijn van de werknemers. Ben je dat niet dan voelen werknemers dat direct;
♦ Stel het teambelang boven het eigen belang;
♦ Mail, app of bel de werknemer over zakelijke aangelegenheden bij voorkeur nooit buiten werktijd want daarmee wordt inbreuk gedaan op de balans werk-privé. Wil je toch een bericht sturen om het uit je eigen systeem te hebben maak dan een mailtje en stel in dat deze pas binnen werktijd verstuurd wordt;
♦ Wees zelf het voorbeeld.

Heb jij nog handige tips, reageer dan graag op dit blog.

Vertrouwenspersoon

Een ander middel om levensloopstress-signalen op te vangen is het hebben van een periodiek persoonlijk gesprek waarin er naast de zakelijke omgeving ook plaats is voor de privé-situatie van de werknemer. Hierbij kan een organisatie gebruik maken van zowel interne als externe vertrouwenspersonen. Beide opties hebben zo hun eigen voordelen die ik hieronder op een rijtje heb gezet.

Voordelen interne vertrouwenspersoon

♦ is bekend met de cultuur van de organisatie en daardoor wellicht eerder in staat de achterliggende problemen te signaleren;
♦ is bij de werknemers bekend waardoor de drempel lager kan zijn;
♦ de kosten zijn veelal lager dan bij het inschakelen van een externe vertrouwenspersoon.

Voordelen externe vertrouwenspersoon

♦ heeft meer afstand tot de organisatie waardoor de onafhankelijkheid en objectiviteit makkelijker gewaarborgd kunnen worden. Dit kan de drempel voor de werknemers verlagen;
♦ heeft doorgaans veel ervaring met het werk als vertrouwenspersoon omdat de werkzaamheden van de interne vertrouwenspersoon niet naast het gewone werk worden gedaan;
♦ kent doorgaans veel organisaties en kan deze kennis en ervaring inzetten voor iedere opdrachtgever;
♦ kan bij afwezigheid eenvoudig worden vervangen door een andere vertrouwenspersoon;
♦ er zijn voldoende vertrouwenspersonen, dus er kan worden gekozen voor diegene die het beste bij de organisatie past

Of een interne of externe vertrouwenspersoon of wellicht een combinatie van beide de voorkeur geniet verschilt per organisatie. Het hebben van een vertrouwenspersoon vergroot in ieder geval de mogelijkheid om levensloopstress tijdig te signaleren.

Periodieke meting

Een ander optie is het periodiek meten van de persoonlijke stress. Door periodiek een meting uit te voeren kan een goed inzicht worden verkregen in de ontwikkeling van de persoonlijke stress op zowel individueel als op afdelings- en bedrijfsniveau.

Ik constateer dat veel organisaties gebruik maken van het PMO (Preventief Medisch Onderzoek) waarin aan de hand van een online vragenlijst en fysieke onderzoeken getoetst wordt hoe het met de psychische en fysieke gezondheid van de werknemer gesteld is.
Ondanks dat het goed is dat er op deze wijze periodiek aandacht aan de gezondheid van de werknemer wordt besteed twijfel ik aan de effectiviteit wanneer het gaat om het voorkomen van levensloopstress.

Een belangrijk doel van dergelijke onderzoeken is om werkgevers te helpen bij het dragen van hun verantwoordelijkheden vanuit de Arbowetgeving. Hierbij gaat het erom dat werknemers een veilige en gezonde werkomgeving wordt geboden.

De Arbodienst adviseert om minimaal iedere drie jaar een PMO uit te laten voeren om aan de Arbowet te voldoen. Het valt mij op dat veel organisaties dit advies één op één overnemen. Hiermee komt de effectiviteit als middel om levensloopstress tijdig te signaleren behoorlijk onder druk te staan. Want in een periode van drie jaren kan er heel veel gebeuren.

Ten aanzien van de vorm zie ik dat er veelal een tweetal mogelijkheden wordt geboden, namelijk het invullen van een online vragenformulier met fysiek onderzoek of zonder fysiek onderzoek. Nu ben ik niet bekend met de inhoud van alle onderzoeken maar voor zover ik heb begrepen is er nog weinig tot geen aandacht voor bijvoorbeeld de ‘gezondheid’ van je persoonlijke financiën, hoe gelukkig je bent in je relatie, de zorgen die je je maakt of je zoon of dochter straks wel in staat is een eigen woning te kopen of het verdriet dat je voelt om je vader waarbij beginnende Alzheimer is geconstateerd.

Zou een periodieke meting/onderzoek ook met deze aspecten rekening houden dan kan dit prima worden ingezet voor de signalering van levensloopstress.

Vergroten openheid werknemer

Uit de vele gesprekken die ik heb gehad met werknemers blijkt dat er in eerste instantie een grote terughoudendheid is wanneer het gaat om het delen van persoonlijke en privé-gerelateerde informatie. Toch zijn werknemers snel bereid deze terughoudendheid te laten varen wanneer er aan een aantal voorwaarden wordt voldaan.

What’s in it for me?

Allereerst is het belangrijk dat een werknemer inzicht krijgt in waarom het jezelf openstellen waardevol is. Dat je als werkgever, vanuit de Arbowet of cao, verplicht gesteld wordt om te informeren naar het welzijn van je werknemers is nou niet echt een motivatie waarvan je als werknemer enthousiast wordt.
Of dat je als werkgever inzicht wilt in mogelijke risico’s om daarop preventief te kunnen handelen stimuleert ook niet direct hele volksstammen.
Het is mijn overtuiging dat wanneer je als werkgever echt iets wilt betekenen op het gebied van de levensloopstress en openheid, je handelen primair op het belang voor de werknemer gericht moet zijn. Dat je als organisatie hiervan vervolgens ook de vruchten plukt is dan een logisch gevolg.

Vertrouwen

Een andere essentiële voorwaarde is het vertrouwen dat de informatie die je als werknemer deelt vertrouwelijk wordt behandeld en niet tegen je gebruikt wordt. Dit is natuurlijk funest wanneer het gaat om zakelijk gerelateerde onderwerpen maar zou dit gebeuren met persoonlijke en privé-gerelateerde informatie dan wordt het vertrouwen van werknemers voorgoed beschadigd.

Communicatie

Wat ook een belangrijke rol speelt is de vorm van communicatie. Wanneer het gaat om het bevorderen van een open communicatie en delen van persoonlijke informatie zal een persoonlijk gesprek aanzienlijk meer resultaat opleveren dan wanneer je je beperkt tot het verstrekken van een online vragenlijst. Helaas spelen hierin vaak de factoren tijd en geld een bepalende rol. Het lijkt natuurlijk veel goedkoper om alle werknemers online een vragenlijst te laten invullen dan om met iedere individuele werknemer een gesprek aan te gaan. Maar efficiënt betekent niet altijd effectief. Het is belangrijk om afhankelijk van de informatie die je wilt hebben te kiezen voor een passende communicatievorm.

Ik hoop dat deze praktische tips bijdragen aan het sneller signaleren van levensloopstress en aan het creëren van een omgeving waarin medewerkers zich eerder openstellen en om hulp durven te vragen. Vervolgens is het aan de werknemer om zelf de verantwoordelijkheid te nemen in het beperken en voorkomen van levensloopstress.

In mijn volgende en laatste blog van deze serie over levensloopstress geef ik graag inzicht in waarom ik ervan overtuigd ben dat investeren in het persoonlijk geluk hét middel is om de werknemer in beweging te krijgen om zelf de strijd tegen levensloopstress en burn-out aan te gaan.

Heb je nog tips of opmerkingen, schroom dan niet te reageren op deze blog.

Vind je het leuk om mijn blog te volgen en heb je je nog niet aangemeld voor onze nieuwsbrief? Meld je dan hier aan.

Downloaden hier de blog in printversie.

Ozewald Wanrooij

Partner Rendement van Geluk